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01 / Reprise & paramétrage
Des copropriétés bien structurées, dès le départ.
Créez vos dossiers, organisez les lots et préparez la reprise comptable avec vos équipes.
Créer et paramétrer les copropriétés
SPIRIT Syndic permet de créer et structurer chaque copropriété administrée par le cabinet.
Voir les 10 fonctionnalités
- Création du syndicat de copropriétaires et de ses informations d’identification.
- Gestion des bâtiments, escaliers, équipements et lots.
- Gestion des copropriétaires, indivisions, démembrements et représentants.
- Association des propriétaires aux lots avec leurs dates d’entrée et de sortie.
- Paramétrage des clés de répartition et des tantièmes.
- Contrôle des totaux et identification des incohérences.
- Historisation des modifications des lots et des clés.
- Paramétrage des exercices comptables, journaux et plan comptable.
- Paramétrage des comptes bancaires, moyens de règlement et échéances.
- Gestion distincte des syndicats principaux et secondaires et de leurs relations financières.
L’avantage SPIRIT
lors de la reprise d’une copropriété, l’assistance par IA facilite l’intégration des données et limite les ressaisies nécessaires à sa mise en gestion.
Reprendre la comptabilité lors d’un changement de logiciel ou de syndic
SPIRIT Syndic prend en charge les opérations nécessaires à la reprise comptable.
Voir les 9 fonctionnalités
- Import des copropriétés, lots, propriétaires et clés de répartition.
- Reprise des balances et soldes d’ouverture.
- Reprise des sommes dues par copropriétaire et fournisseur.
- Reprise des budgets, avances, fonds travaux et travaux en cours.
- Reprise des emprunts, subventions et comptes d’attente.
- Reprise des rapprochements bancaires et opérations non dénouées.
- Import des pièces justificatives et de l’historique selon le périmètre de migration.
- Vérification de l’équilibre et de la concordance des données.
- Production des états d’anomalies et des éléments de contrôle de reprise.
L’avantage SPIRIT
la reprise d’une copropriété et de son grand livre est assistée par IA. Elle réduit le travail de saisie et permet aux équipes de consacrer davantage de temps à la vérification des données reprises.
02 / Comptabilité & clôture
Toute la profondeur comptable de votre métier.
Du budget prévisionnel aux annexes, suivez vos comptes et préparez les contrôles de fin d’exercice.
Tenir la comptabilité courante
SPIRIT Syndic centralise la tenue comptable de chaque copropriété.
Voir les 9 fonctionnalités
- Saisie et import des écritures.
- Comptabilité d’engagement et rattachement des opérations au bon exercice.
- Ventilation par copropriété, compte, tiers, clé et opération de travaux.
- Gestion des écritures récurrentes.
- Lettrage des comptes et suivi des soldes.
- Correction des écritures avec traçabilité.
- Association des justificatifs aux écritures.
- Recherche par montant, date, tiers ou document.
- Édition des journaux, grands livres et balances.
L’avantage SPIRIT
l’OCR intégré à la chaîne de facturation et la comptabilisation quasi automatique réduisent les saisies manuelles. Le rapprochement bancaire automatisé complète ce traitement des opérations quotidiennes.
Préparer et suivre les budgets
SPIRIT Syndic accompagne la préparation, le vote et le suivi des budgets.
Voir les 8 fonctionnalités
- Construction du budget prévisionnel par poste et clé de charges.
- Comparaison entre réalisé, budget en cours et budget proposé.
- Préparation de plusieurs versions avant le vote.
- Enregistrement du budget adopté en assemblée générale.
- Paramétrage des échéances et montants des provisions.
- Suivi de la consommation du budget.
- Identification des dépassements et dépenses inhabituelles.
- Intégration des modifications décidées en assemblée.
L’avantage de l’écosystème ICS
SPIRIT AG permet de construire la comptabilité à partir du procès-verbal d’assemblée générale. Cette fonction facilite le passage des décisions votées à leur traduction comptable et limite les ressaisies.
Répartir les charges et les consommations
SPIRIT Syndic calcule et explique les répartitions individuelles.
Voir les 8 fonctionnalités
- Répartition des dépenses selon les clés applicables.
- Intégration des relevés de compteurs.
- Calcul des consommations individuelles d’eau ou d’énergie.
- Gestion des remplacements de compteurs, estimations et régularisations.
- Contrôle des consommations anormales.
- Distinction des charges récupérables et non récupérables pour l’information des bailleurs.
- Production des décomptes individuels détaillés.
- Justification du passage de la dépense à la quote-part du copropriétaire.
L’avantage SPIRIT
l’extranet copropriétaire en direct complète la production des décomptes par un accès aux informations mises à disposition par le cabinet.
Préparer l’arrêté et la clôture des comptes
SPIRIT Syndic accompagne les contrôles de fin d’exercice.
Voir les 11 fonctionnalités
- Vérification des comptes d’attente et opérations non affectées.
- Contrôle des soldes fournisseurs et copropriétaires.
- Finalisation des rapprochements bancaires.
- Enregistrement des écritures de rattachement et de régularisation.
- Contrôle des travaux terminés et encore ouverts.
- Calcul de la régularisation des charges.
- Préparation des comptes pour l’assemblée générale.
- Intégration des corrections après examen.
- Enregistrement de l’approbation ou du refus d’approbation.
- Clôture, ouverture de l’exercice suivant et report des soldes.
- Encadrement et traçabilité des réouvertures.
L’avantage SPIRIT
l’automatisation de la chaîne de facturation et des rapprochements bancaires facilite la préparation des contrôles de clôture. Les tâches intégrées permettent d’organiser les travaux restant à effectuer.
Produire les documents comptables et les annexes
SPIRIT Syndic produit les documents nécessaires à la présentation et au contrôle des comptes.
Voir les 10 fonctionnalités
- État financier.
- Compte de gestion général.
- Présentation des opérations courantes par clé.
- Présentation des travaux et opérations exceptionnelles clôturés.
- État des travaux et opérations exceptionnelles non clôturés.
- Annexes comptables 1 à 5.
- Comparatifs avec les exercices précédents et les budgets.
- Relevés des dépenses et décomptes individuels.
- Contrôles de cohérence entre documents.
- Exports pour les vérifications et la transmission.
L’avantage de l’écosystème ICS
SPIRIT AG accompagne la préparation de l’assemblée avec une création de convocation assistée par IA. MyReco prend en charge les envois digitaux des convocations et la gestion des accusés de réception, avec rétrofacturation automatisée. SPIRIT AG permet également le vote en ligne sur téléphone.
03 / Appels & encaissements
Une lecture claire des comptes copropriétaires.
Émettez les appels, suivez les règlements et organisez le recouvrement.
Calculer et émettre les appels de fonds
SPIRIT Syndic gère les différentes catégories d’appels.
Voir les 10 fonctionnalités
- Provisions sur budget courant.
- Appels pour travaux et opérations exceptionnelles.
- Cotisations au fonds de travaux.
- Appels d’avances et appels liés aux emprunts.
- Application des clés, tantièmes, échéances et décisions correspondantes.
- Gestion des arrondis et contrôle des totaux.
- Production des avis individuels détaillés et distribution par les canaux retenus.
- Comptabilisation des appels.
- Rectification ou annulation avec traçabilité.
- Traitements en lot sur plusieurs copropriétés.
L’avantage SPIRIT
les appels s’inscrivent dans un environnement reliant gestion comptable, décisions d’assemblée générale et information des copropriétaires. L’extranet copropriétaire en direct complète l’accès aux informations du dossier.
Encaisser les règlements des copropriétaires
SPIRIT Syndic assure le suivi des encaissements et des comptes individuels.
Voir les 9 fonctionnalités
- Enregistrement des virements, chèques et autres règlements acceptés.
- Préparation des prélèvements SEPA et gestion des mandats.
- Identification automatique du copropriétaire payeur.
- Gestion des paiements partiels, groupés ou sans référence.
- Affectation des règlements selon les règles applicables.
- Gestion des rejets, annulations et remboursements.
- Suivi des crédits et trop-perçus.
- Édition des relevés individuels et historiques de compte.
- Paiement en ligne lorsque le service correspondant est activé.
L’avantage SPIRIT
la connexion Bridge automatise la récupération des extraits de compte bancaire. Le rapprochement bancaire automatisé facilite ensuite le rapprochement entre les mouvements bancaires et la comptabilité.
Suivre les impayés et le recouvrement
SPIRIT Syndic permet de suivre les débiteurs et les démarches de recouvrement.
Voir les 10 fonctionnalités
- Identification des soldes débiteurs et de leur ancienneté.
- Distinction entre sommes échues et échéances futures.
- Production de la balance âgée.
- Préparation des relances et mises en demeure.
- Gestion des échéanciers de paiement.
- Suivi des promesses et incidents de règlement.
- Préparation des dossiers destinés aux intervenants du recouvrement.
- Comptabilisation des frais imputables selon les règles applicables.
- Suivi des procédures, encaissements et décisions.
- Traitement des créances douteuses ou irrécouvrables dans le cadre applicable.
L’avantage SPIRIT
la gestion des tâches et les tableaux de bord intégrés aident les équipes à organiser le suivi des dossiers. La récupération bancaire et le rapprochement automatisés facilitent la prise en compte des règlements reçus.
04 / Factures & banque
Moins de saisies. Des opérations mieux suivies.
Reliez le traitement des factures, leur validation, les règlements et le suivi bancaire.
Traiter les factures fournisseurs
SPIRIT Syndic couvre la chaîne de traitement des factures.
Voir les 10 fonctionnalités
- Réception, import et numérisation.
- Identification du fournisseur, de la copropriété et des éventuels doublons.
- Saisie ou extraction des références, dates et montants.
- Affectation aux comptes, clés et opérations de travaux.
- Ventilation entre plusieurs affectations.
- Rapprochement avec un devis, contrat ou bon d’intervention.
- Organisation du contrôle et du bon à payer.
- Gestion des acomptes, avoirs et retenues éventuelles.
- Comptabilisation et conservation des justificatifs.
- Suivi des échéances et litiges.
L’avantage de l’écosystème ICS
trois fonctions se complètent : l’OCR pour extraire les informations, la comptabilisation quasi automatique pour réduire les saisies et Collab pour organiser la validation des factures. Un extranet fournisseur complète cet environnement.
Payer les fournisseurs et autres bénéficiaires
SPIRIT Syndic permet de préparer, contrôler et suivre les règlements.
Voir les 9 fonctionnalités
- Préparation des propositions de paiement.
- Vérification des coordonnées bancaires et traçabilité de leurs changements.
- Contrôle de la trésorerie de la copropriété concernée.
- Soumission des paiements aux personnes habilitées.
- Génération des fichiers de virements ou transmission selon le dispositif bancaire utilisé.
- Gestion des paiements partiels et groupés.
- Comptabilisation des règlements.
- Suivi des rejets et confirmations d’exécution.
- Prévention des doubles paiements.
L’avantage avec Collab
la chaîne de validation des factures structure les contrôles en amont du règlement. Elle est pensée notamment pour les grands cabinets, où plusieurs intervenants participent au traitement d’une dépense.
Gérer les banques et la trésorerie
SPIRIT Syndic assure le suivi bancaire de chaque syndicat.
Voir les 9 fonctionnalités
- Gestion distincte des comptes et des fonds de chaque copropriété.
- Import des relevés et récupération des mouvements bancaires.
- Proposition et validation des rapprochements.
- Traitement des frais, intérêts et mouvements non identifiés.
- Gestion des transferts entre comptes d’un même syndicat.
- Suivi des chèques et virements en attente.
- Justification des écarts entre banque et comptabilité.
- Prévision des besoins de trésorerie.
- Alertes sur les tensions de trésorerie et les rapprochements en retard.
L’avantage SPIRIT
la récupération automatique des extraits via Bridge et le rapprochement bancaire automatisé réduisent deux tâches récurrentes : l’import manuel des relevés et le pointage des opérations. Les équipes peuvent se concentrer sur les exceptions à traiter.
05 / Travaux & mutations
Gardez le fil des opérations qui durent.
Suivez les chantiers et leurs financements, puis les conséquences comptables des ventes de lots.
Gérer les travaux et opérations exceptionnelles
SPIRIT Syndic individualise le suivi comptable des travaux.
Voir les 9 fonctionnalités
- Création d’une opération pour chaque chantier ou opération exceptionnelle.
- Enregistrement du montant voté, de la clé et du calendrier de financement.
- Suivi des appels, encaissements, engagements, factures et paiements.
- Gestion des opérations sur plusieurs exercices.
- Affectation des financements : fonds travaux, emprunts, subventions et indemnités.
- Suivi des acomptes et situations de travaux.
- Calcul des écarts entre dépenses et financements.
- Clôture et préparation de la régularisation.
- Conservation du lien avec la décision d’assemblée générale.
L’avantage de l’écosystème ICS
SPIRIT AG facilite la traduction comptable des décisions figurant au PV, tandis que Collab organise la validation des factures associées aux travaux.
Suivre le fonds de travaux, les avances et les financements
SPIRIT Syndic distingue les ressources et leur utilisation.
Voir les 8 fonctionnalités
- Suivi séparé du fonds de travaux et des différentes avances.
- Suivi des cotisations appelées, encaissées et restant dues.
- Affectation du fonds de travaux aux opérations décidées.
- Suivi nécessaire par lot.
- Gestion des conséquences des mutations selon la nature des sommes.
- Suivi des emprunts collectifs : déblocages, échéanciers, capital, intérêts et frais.
- Répartition des échéances entre les copropriétaires concernés.
- Suivi des subventions demandées, accordées et encaissées.
L’avantage SPIRIT
ces financements sont suivis dans le même logiciel que les travaux, les comptes copropriétaires et les mutations, ce qui facilite la lecture de la situation financière de chaque copropriété.
Gérer les conséquences comptables des ventes de lots
SPIRIT Syndic prend en charge le suivi des mutations.
Voir les 9 fonctionnalités
- Enregistrement des dates et informations de vente.
- Préparation des données financières de l’état daté.
- Production de la situation du vendeur et des informations destinées au notaire.
- Gestion des sommes restant dues et des encaissements du notaire.
- Traitement des avances selon leur nature.
- Maintien du suivi du fonds travaux attaché aux lots.
- Création du compte acquéreur et actualisation des échéances.
- Application des règles d’exigibilité, distinctes des accords privés vendeur/acquéreur.
- Conservation de l’historique des propriétaires.
L’avantage SPIRIT
le module de vente intègre une communication automatisée avec le notaire. Il facilite le suivi du dossier et réduit les manipulations nécessaires aux échanges liés à la mutation.
06 / Pilotage & collaboration
Une information utile à chaque intervenant.
Organisez le travail du cabinet, les droits d’accès et le partage des documents.
Gérer les honoraires et les autres flux particuliers
SPIRIT Syndic traite les flux complémentaires de la copropriété.
Voir les 9 fonctionnalités
- Calcul des honoraires forfaitaires selon le contrat.
- Gestion des prestations particulières et honoraires de travaux autorisés.
- Affectation des honoraires au bon débiteur.
- Comptabilisation et suivi des règlements.
- Intégration des écritures de paie du personnel de la copropriété.
- Suivi des charges sociales et remboursements.
- Gestion des indemnités d’assurance et dépenses de sinistres.
- Comptabilisation des recettes éventuelles du syndicat.
- Traitement des particularités fiscales lorsque la situation l’exige.
L’avantage avec MyReco
la rétrofacturation automatisée des envois réduit le travail manuel de répercussion des frais correspondants. Cette fonction complète le traitement des honoraires et des autres flux, sans les confondre.
Permettre le contrôle, la consultation et la transmission
SPIRIT Syndic organise l’accès aux informations et aux justificatifs.
Voir les 8 fonctionnalités
- Consultation des comptes et pièces selon les droits de chacun.
- Préparation des dossiers de vérification du conseil syndical.
- Publication des documents utiles dans l’extranet.
- Explication des calculs et justification des soldes.
- Export des données et pièces pour le syndic successeur.
- Archivage des exercices, justificatifs et versions approuvées.
- Gestion des durées de conservation applicables.
- Restitution exploitable des données en sortie du logiciel.
L’avantage de l’écosystème ICS
l’extranet copropriétaire en direct et l’extranet fournisseur donnent à chaque public un espace dédié. Ils complètent le travail des équipes par un accès aux informations et services ouverts par le cabinet.
Sécuriser les traitements et piloter le cabinet
SPIRIT Syndic combine contrôle des opérations et suivi de l’activité.
Voir les 9 fonctionnalités
- Gestion des habilitations par utilisateur, copropriété et action.
- Séparation des rôles de saisie, validation et paiement lorsque nécessaire.
- Journalisation des interventions et modifications.
- Prévention des suppressions ou altérations non tracées.
- Sauvegarde et restauration des données.
- Détection des écritures déséquilibrées, doublons et incohérences.
- Suivi des factures en attente, appels à émettre et clôtures à préparer.
- Vue d’ensemble du portefeuille avec maintien de comptabilités distinctes.
- Traitements en masse et contrôle des exceptions.
L’avantage SPIRIT
les tâches et tableaux de bord sont intégrés à l’environnement de travail. La chaîne de validation des factures via Collab complète ce pilotage, notamment pour les grands cabinets qui doivent coordonner plusieurs intervenants.
EN TRANSVERSAL / ASSISTANTS & AUTOMATISATIONS
Des automatismes au service du métier.
Retrouvez les assistants et les automatisations de SPIRIT Syndic et de l’écosystème ICS.
Utiliser les assistants et les automatisations
- Extraction des informations des factures et proposition des imputations.
- Comptabilisation quasi automatique des factures.
- Récupération automatique des extraits bancaires via Bridge.
- Rapprochement bancaire automatisé.
- Détection des anomalies de dépenses ou de répartition.
- Reprise de copropriété et de grand livre assistée par IA.
- Explication des comptes ou appels de fonds en langage naturel.
- Préparation des réponses aux questions comptables des copropriétaires.
- Synthèse des écarts budgétaires.
- Signalement des opérations nécessitant une intervention humaine.
- Présentation des sources et justifications des propositions.
Le périmètre disponible dépend des fonctions, des modules activés et de votre
déploiement. La démonstration permet de préciser les traitements proposés et les
contrôles réalisés par vos équipes.
