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UN PROJET CABINET / UNE REPRISE IMMEUBLE PAR IMMEUBLE

Vos copropriétés passent à SPIRIT.
ICS vous accompagne.

Immeubles, copropriétaires, comptes, assemblées générales et travaux : la migration de votre portefeuille se prépare autour de la réalité de chaque copropriété.

Avec vos comptables et vos gestionnaires, ICS cadre le projet, prépare les reprises, accompagne les contrôles et forme les équipes jusqu’aux premiers cycles de gestion.

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LE POINT DE DÉPART

Un projet informatique qui suit la vie de vos copropriétés.

Une AG la semaine prochaine, un appel trimestriel à préparer, un ravalement déjà engagé : ces échéances déterminent l’organisation de la reprise, le calendrier et les priorités.

  • Le portefeuille Copropriétés, lots, agences et collaborateurs concernés.
  • Les dossiers Comptes, documents, décisions d’AG et historique à reprendre.
  • Les échéances AG, appels, prélèvements, paiements et clôtures.
  • Les responsabilités Interlocuteurs ICS, référents du cabinet et décisions partagées.

Une vue d’ensemble du chantier, avec un suivi par immeuble.

Pour chaque copropriété : données reçues, éléments manquants, reprise réalisée, contrôles effectués, anomalies et validation. Le suivi du projet permet de repérer les dossiers qui nécessitent un arbitrage avant la bascule.

Les modalités d’accompagnement, le périmètre des modules et les livrables sont définis au cadrage du projet.

LE PARCOURS DE MIGRATION

À chaque étape, ICS fait avancer la reprise avec vous.

Huit étapes pour organiser le chantier à l’échelle du cabinet et vérifier la continuité de gestion de chaque copropriété.

  1. 01

    Cadrer la migration de votre portefeuille

    Quels immeubles, quelles équipes, quelles échéances ?

    Le projet commence par une vision précise du portefeuille : nombre de copropriétés et de lots, agences concernées, exercices comptables, dates d’AG et opérations sensibles.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Construire avec vous l’inventaire des copropriétés et des données à reprendre.
    • Identifier les interlocuteurs projet, comptabilité, gestion et formation.
    • Proposer un calendrier tenant compte des AG, appels de fonds, clôtures et paiements.

    Avec vos équipes

    • Désigner vos référents et signaler les copropriétés présentant des particularités.
    • Arbitrer le périmètre d’historique et les priorités du cabinet.

    À valider ensemble La liste des immeubles concernés et les échéances à préserver.

    Le résultat de l’étape : Un périmètre de reprise par copropriété, un planning et une répartition des responsabilités.

  2. 02

    Collecter les dossiers de chaque copropriété

    Rassembler les pièces qui permettent de poursuivre la gestion.

    Chaque immeuble doit être documenté : structure des lots, copropriétaires, clés de charges, comptabilité, dernières décisions d’AG et travaux en cours.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Vous guider sur les exports et les documents nécessaires : feuilles de présence, grands livres, balances, PV d’AG et situations de travaux.
    • Examiner les fichiers transmis et identifier les données manquantes ou incohérentes.
    • Distinguer ce qui sera repris dans SPIRIT de ce qui restera en archive consultable.

    Avec vos équipes

    • Mettre à disposition les exports et les pièces selon les modalités convenues.
    • Expliquer les particularités : syndicats secondaires, clés spécifiques, mutations ou litiges en cours.

    À valider ensemble La disponibilité et la qualité des données nécessaires à la reprise.

    Le résultat de l’étape : Un état des données reçues et une liste des compléments à fournir, immeuble par immeuble.

  3. 03

    Reconstituer les immeubles dans SPIRIT

    Des bâtiments aux tantièmes, retrouver la structure de chaque copropriété.

    La reprise doit conserver les liens entre les bâtiments, les lots, leurs propriétaires et les clés de répartition. Les paramètres comptables et les droits des équipes sont préparés en parallèle.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Préparer les correspondances entre les données de votre ancien logiciel et celles de SPIRIT.
    • Configurer les copropriétés, exercices, comptes, clés et habilitations du périmètre convenu.
    • Mobiliser les outils de reprise, dont l’assistance IA à partir de la feuille de présence et du grand livre lorsque le dossier s’y prête.

    Avec vos équipes

    • Vérifier les lots, propriétaires, affectations et totaux de tantièmes.
    • Confirmer les règles de travail et les droits des gestionnaires, comptables et assistants.

    À valider ensemble La cohérence des immeubles, des lots, des propriétaires et des clés.

    Le résultat de l’étape : Des dossiers de copropriété structurés dans l’environnement de reprise.

  4. 04

    Reprendre les comptes et les décisions d’AG

    Retrouver les soldes et comprendre ce qu’il reste à exécuter.

    Un budget voté, un ravalement engagé ou un appel à émettre doivent conserver leur sens dans le nouveau logiciel. La reprise relie les comptes aux opérations de la copropriété.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Reprendre les soldes copropriétaires et fournisseurs, la banque, les avances et le fonds travaux selon le périmètre défini.
    • Préparer la reprise des budgets, appels déjà émis, échéances restantes et opérations de travaux.
    • Accompagner la vérification des décisions des PV d’AG et de leur traduction comptable ; présenter l’apport de SPIRIT AG selon les fonctions activées.

    Avec vos équipes

    • Rapprocher budgets et travaux des résolutions votées en AG.
    • Vérifier les impayés, factures non réglées, appels déjà comptabilisés et montants restant à appeler.

    À valider ensemble Les soldes et les échéances, sans doubler les opérations déjà enregistrées.

    Le résultat de l’étape : Une situation de reprise par copropriété, avec ses opérations et financements en cours.

  5. 05

    Tester sur un panel d’immeubles, puis contrôler le portefeuille

    Des essais qui reflètent la diversité de vos copropriétés.

    La migration à blanc porte sur des dossiers représentatifs : copropriété simple, plusieurs bâtiments, travaux sur plusieurs exercices, impayés ou AG proche. Le contrôle est ensuite étendu au périmètre de bascule.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Réaliser la reprise d’essai et organiser les scénarios de recette avec vos référents.
    • Comparer les données sources et reprises ; centraliser les anomalies et suivre les corrections.
    • Vous accompagner dans les essais : appel de fonds, facture fournisseur, rapprochement bancaire, décompte et préparation des comptes pour l’AG.

    Avec vos équipes

    • Contrôler les résultats sur vos dossiers et expliquer les écarts.
    • Valider la correction des anomalies et signaler les points bloquants.

    À valider ensemble La fiabilité des données et la capacité à exécuter les traitements du quotidien.

    Le résultat de l’étape : Un dossier de recette et un suivi des anomalies par copropriété.

  6. 06

    Former les équipes sur leurs copropriétés

    Apprendre SPIRIT avec les situations du cabinet.

    La formation est organisée autour des usages de chacun et des échéances à venir : prochain appel, factures à payer, AG à préparer ou comptes à clôturer.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Préparer les sessions par rôle : comptabilité, gestion, assistance et direction.
    • Faire pratiquer les traitements sur un environnement de formation avec des dossiers convenus.
    • Accompagner les référents et préciser les supports et modalités d’assistance au démarrage.

    Avec vos équipes

    • Prévoir la disponibilité des collaborateurs.
    • Faire remonter les questions métier et vérifier que chacun maîtrise ses premières opérations.

    À valider ensemble L’autonomie nécessaire pour les premiers appels, paiements et préparations d’AG.

    Le résultat de l’étape : Un plan de formation et des utilisateurs référents identifiés.

  7. 07

    Basculer le portefeuille à la date convenue

    Organiser la reprise finale, copropriété par copropriété.

    Le démarrage tient compte des opérations effectuées depuis la migration à blanc. Le projet précise si la bascule concerne tout le portefeuille ou un ensemble d’immeubles défini.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Coordonner l’extraction finale et la reprise selon le calendrier validé.
    • Accompagner les contrôles critiques sur les soldes, banques, appels et travaux.
    • Vérifier le périmètre des connexions et services prévus : banque, SPIRIT AG, MyReco, Collab et extranet selon les modules retenus.

    Avec vos équipes

    • Respecter l’arrêt des saisies convenu et identifier les derniers traitements réalisés.
    • Valider les résultats avec les référents et décider du démarrage avec ICS.

    À valider ensemble Le démarrage des immeubles validés ; le traitement ou le report des dossiers bloquants.

    Le résultat de l’étape : Un état de bascule et une validation du périmètre effectivement ouvert dans SPIRIT.

  8. 08

    Accompagner les premiers cycles de gestion

    Suivre les immeubles au-delà du jour du transfert.

    La réussite se vérifie dans les premières opérations réelles : appels de fonds, encaissements, paiements, assemblées générales et clôtures. Certaines échéances arrivent après la bascule.

    L’accompagnement ICS / SPIRIT

    • Organiser le suivi des premiers traitements selon le dispositif convenu.
    • Qualifier les difficultés de reprise et d’utilisation, prioriser les incidents et suivre leur résolution.
    • Faire un bilan avec vos référents et organiser le relais vers le support habituel, avec un suivi des échéances ultérieures.

    Avec vos équipes

    • Signaler les anomalies avec l’immeuble et le traitement concernés.
    • Vérifier les premières productions et partager les besoins complémentaires de formation.

    À valider ensemble La continuité de la gestion et la prise en charge des prochaines échéances du portefeuille.

    Le résultat de l’étape : Un bilan de démarrage et un plan de suivi des points restants.

LA VALIDATION MÉTIER

Les bons montants.
Dans la bonne copropriété.
Pour les bonnes opérations.

L’équilibre d’une balance ne suffit pas. La reprise doit préserver les liens entre un lot, son propriétaire, ses tantièmes, ses appels et ses règlements.

  • Structure de l’immeuble Bâtiments, lots, propriétaires, clés et totaux de tantièmes.
  • Comptes copropriétaires Sommes dues, crédits, règlements et affectations individuelles.
  • Banques et fournisseurs Soldes, rapprochements, factures et paiements en attente.
  • Décisions d’assemblée générale Budgets votés, clés, montants et échéances adoptées.
  • Opérations de travaux Appels émis, dépenses, financements et restes à appeler.
  • Prochains traitements Appel de fonds, paiement, décompte et préparation de l’AG.
UN EXEMPLE CONCRET

Une AG a voté le ravalement. La migration doit en conserver le fil.

Exemple illustratif : une copropriété de votre portefeuille a voté un ravalement. Un premier appel a déjà été émis et une facture d’acompte reçue. Les prochaines échéances arrivent après la bascule.

Dans le dossier de copropriété Le travail de reprise avec ICS Le contrôle du cabinet
Le PV d’assemblée générale Identifier l’opération votée, le montant, la clé et le calendrier de financement. Vérifier la concordance avec la résolution adoptée.
Le premier appel de fonds Reprendre l’appel déjà émis et les règlements correspondants. Confirmer les soldes individuels et éviter un nouvel appel en double.
La facture d’acompte Retrouver l’affectation au chantier et son état de règlement. Vérifier le fournisseur, le montant et ce qui reste à payer.
Les échéances suivantes Préparer la continuité du financement dans SPIRIT. Valider les dates, les montants et la répartition des prochains appels.

L’apport de SPIRIT AG : la traduction comptable des décisions figurant au PV facilite le passage des résolutions aux opérations à préparer. Lors d’une reprise, les opérations déjà présentes sont rapprochées des décisions pour éviter les doublons. Le périmètre applicable est défini avec ICS.

LES OUTILS DE REPRISE SPIRIT

Moins de ressaisie. Plus de temps pour vérifier vos immeubles.

La feuille de présence et le grand livre peuvent servir de base à la préparation d’une copropriété avec l’assistance IA de SPIRIT.

Dans un projet portant sur plusieurs immeubles, cette aide s’inscrit dans la méthode de reprise : préparation des données, contrôle des résultats et traitement des exceptions avec vos référents.

Les documents acceptés, les données extraites et la disponibilité des fonctions sont précisés dans le périmètre du projet.

DEUX APPORTS COMPLÉMENTAIRES
Feuille de présence + grand livre Préparer la copropriété et ses données avec l’assistance IA de SPIRIT.
Procès-verbal d’AG Retrouver les décisions et leur traduction comptable avec SPIRIT AG, selon le périmètre retenu.
ICS + vos référents Contrôler les informations, les opérations déjà reprises et les prochaines échéances.
8 agences ICS en France

Les modalités d’intervention sur site ou à distance sont définies pour votre projet.

UN ACCOMPAGNEMENT PAR MÉTIER

Vos équipes se forment sur leur quotidien de syndic.

Vos comptables

Reprise des soldes, appels de fonds, banque, factures, répartition et clôture.

Vos gestionnaires

Dossiers immeubles, décisions d’AG, budgets, travaux et suivi des actions.

Vos assistants

Fiches copropriétaires, documents et préparation des échanges et convocations selon les modules retenus.

Vos référents et votre direction

Avancement par immeuble, arbitrages, validation des reprises et organisation du démarrage.

VOS QUESTIONS DE REPRISE

Votre portefeuille a ses particularités.

Le cadrage permet de les intégrer au chantier et de préciser l’accompagnement ICS.

Comment cadrer un projet qui concerne plusieurs immeubles ?

Le cadrage établit la liste des copropriétés, leur complexité, leurs exercices et leurs échéances. Les responsabilités, le périmètre des reprises et les critères de validation sont définis. Un suivi commun permet ensuite de voir les dossiers prêts, incomplets ou bloqués.

Peut-on migrer le portefeuille par groupes de copropriétés ?

Cette possibilité s’étudie au cadrage. Elle dépend notamment de l’organisation des équipes, des exports, des interfaces et des opérations à maintenir dans chaque environnement. Chaque groupe doit disposer d’un périmètre et d’une validation clairement définis.

Comment prendre en compte les assemblées générales déjà votées ?

Les PV permettent de vérifier les budgets adoptés, les travaux votés, les clés et les échéances. Ils sont rapprochés des opérations déjà enregistrées pour identifier ce qui reste à exécuter. L’apport de SPIRIT AG à la traduction comptable des décisions est précisé selon les modules et fonctions retenus.

Que deviennent les appels et travaux en cours ?

La reprise distingue les sommes déjà appelées, les règlements reçus, les dépenses engagées ou payées et les appels restant à émettre. Pour chaque opération de travaux, ces informations sont rapprochées de la décision d’AG et de son financement.

Quels immeubles choisir pour une migration à blanc ?

Un panel représentatif du portefeuille : copropriétés simples et complexes, plusieurs bâtiments et clés, chantiers en cours, impayés, mutations et échéances d’AG proches. Les essais sur ce panel préparent les contrôles de l’ensemble du périmètre avant bascule.

Comment ICS accompagne-t-il les comptables et les gestionnaires ?

Le projet prévoit les référents, les sessions de formation par métier et les modalités d’assistance. Les exercices portent sur les tâches du cabinet : appels, banque, factures, documents et préparation d’AG. Le dispositif précis et les interventions sur site ou à distance sont convenus au cadrage.

L’IA remplace-t-elle les contrôles de reprise ?

L’assistance IA facilite l’extraction et la structuration des données, notamment à partir de la feuille de présence et du grand livre. La vérification des lots, tantièmes, comptes et opérations reste une étape explicite de validation avec vos équipes.

Quand le projet est-il considéré comme terminé ?

Le bilan examine les premiers traitements, les anomalies restantes et l’autonomie des équipes. Les AG ou clôtures à venir sont identifiées pour organiser leur suivi. La fin du projet et le relais vers le support sont convenus avec le cabinet.

PARLONS DE VOS IMMEUBLES

Parlons de vos immeubles. Et préparons leur passage à SPIRIT.

Votre logiciel actuel, le nombre de copropriétés et de lots, les prochaines AG et les travaux en cours : voilà le point de départ du projet.

Préparer mon projet de migration